瑞典的民用偶然活动机构在数字推动中更新文件管理系统

瑞典的民事违规机构（MSB）正在部署新的案件和文件管理系统，以努力使其数字工具现代化。

该系统将由芬兰IT提供商Tieto提供的两年交易。

“这一变化是由所有瑞典政府机构以更加数字方式工作的预期，”Magnus Einarsson，Magnus Einarsson，Enterprise Archite，“但也是我们员工的期望拥有现代工具，与他们更相似在他们的日常生活中使用。“

Tieto的合同包括案件和文件管理系统的交付，安装，配置和实施，以及培训，支持和维护服务。预计新系统将在2017年5月在MSB的所有MSB的850名员工实施。

MSB之前的文件管理系统从2009年开始，代理商已形成。Einarsson表示，虽然遗留系统的功能仍然是相关的，但它没有被视为用户友好，主要用作文档注册表，而不是日常工作的工具。

利用新系统 - 基于Tieto公共360平台 - MSB是针对效率的提高，易用性和显着更好的搜索功能来扫描文档。

“搜索是我们询问我们组织从新系统期望的内容时非常占主导的事情，”Einarsson说。“他们需要系统才能与之合作，易于使用，但它还必须提供一个搜索功能，更多的是与人们在私生活中的习惯。”

安全性也是MSB关注的关键问题，该关键是处理民事保护，公共安全和应急管理等敏感问题。该机构目前将云服务视为受限制的选项，并拥有自己的IT团队运行运营和内部基础设施。

通过新案例和文档管理系统，重点将增加可追溯性和控制各种类型的信息。

EINARSSON预计员工在适应新系统方面的抵抗力，但表示这是典型的，任何主要系统变化都会被考虑在内。他说：“[主要因素将是]培训并在需要时提供实践支持。”

在2016年初的公共投标比赛之后被选为Tieto作为供应商。该协议，在SEK7.9M（720,000英镑），9月初生效，并包括一个可能的四年延期。

新的文档管理系统是MSB更大的数字化项目的一部分，该项目还专注于改善机构的员工如何与外部合作伙伴合作。

“我们正在介绍一个团队网站，具有协作门户，用于在规划，任务和与外部合作伙伴合作的项目工作中进行项目工作，”Einarsson说。“今天没有人孤立。您总是拥有其他代理商，公司，您与之互动的公民，因此您需要在安全的环境中交换信息。“

MSB并不孤单地关注数字工作方式。2015年调查显示，管理事件的执行趋势调查，估计了87名受访者，表明，瑞典58％的政府组织将其努力集中在拓扑服务和流程方面，并实现新的工作方式。